Referenstagning är relativt omdiskuterat i rekryteringssammanhang. De tidigare studier (Hedricks, Robie & Oswald, 2013) som gjorts på referenstagning i rekryteringsprocessen har visat att det har relativt låg validitet och tillförlitlighet jämfört med exempelvis arbetsprov och strukturerad intervju. Om vi väljer att ha med referenstagning som en del i vår rekryteringsprocess måste vi först reda ut vad syftet med referenstagningen är samt hur vi kan göra den så kvalitativ som möjligt.
Vad är syftet med referenstagning?
Referenstagning har två tydliga syften, det ena är att kontrollera de uppgifter som kandidaten har lämnat under rekryteringsprocessen. Det andra är att komplettera den bilden som kandidaten har lämnat av sig själv. Detta är viktigt för att få insikt i kandidatens värderingar, arbetsprestationer, styrkor och utvecklingsområden – något som kan vara viktigt för en framtida chef att få ta del av.
Uppenbara nackdelar med referenstagning är att det ger stort utrymme för subjektiv bedömning, både av rekryteraren samt av referenspersonen. Detta eftersom att det är referenspersonens subjektiva uppfattning av kandidaten som förmedlas. Det är dessutom svårt att veta ifall referenserna gjort samma bedömning vid olika situationer som kandidaten varit i. Därmed kan svaren bli svårbedömda. Däremot finns det fördelar med referenstagning om det utförs på rätt sätt.
Hur kan vi göra referenstagningen så kvalitativ som möjligt (om vi väljer att ha med den som en del i vår process)?
- Ha en strukturerad och standardiserad mall för vilka frågor du ska ställa till referenspersonerna.
- Ställ samma frågor till samtliga för att kunna bedöma svaren på samma premisser.
- Tänk på referenstagningen som den kompetensbaserade intervju du haft med kandidaten, det vill säga: ställ kompetensbaserade frågor.
- Kombinera skattningsfrågor med frågor som kräver mer utförliga svar.
- Referenser ska endast tas på ett fåtal slutkandidater som ett sista steg.
På senare år har digital referenstagning blivit allt vanligare, vilket är något som ytterligare kan bidra till att subjektiviteten i bedömningen från rekryterarens håll begränsas. I ett telefonsamtal läser rekryteraren ofta in tolkningar i svaren från referenspersonerna som kanske inte finns där, ett problem som kan begränsas i och med att göra referenstagningen digital. Enligt min mening bör digital referenstagning tillämpas i större utsträckning av ovanstående anledning. Utöver att det skapar möjlighet att ta bort en del av den subjektiva bedömningen så möjliggör det en större flexibilitet för referenspersonerna att välja när de vill och kan besvara frågorna.
Frågan är om digitala formulär bör tillämpas i större utsträckning i hela rekryteringsprocessen, kan en det vara relevant att skicka enkätfrågor till kandidater i ett första skede istället för en telefonavstämning? Vad kan vara för- respektive nackdelar med att göra större delar av rekryteringsprocessen standardiserad och digital utan att kandidater får träffa eller prata med en fysisk person?
Mina reflektioner kring detta är att fördelarna är att det tar bort den eventuella bias som en rekryterare kan ha, vilket kan påverka bedömningen av en kandidat negativt i en telefonavstämning. En annan fördel är likt den digitala referensen att kandidaten själv kan välja när det passar hen bäst att besvara ett frågeformulär som är lik en telefonavstämning. Det tar bort stressen att kandidaten känner sig stressad att avsätta tid under en arbetsdag för att ta ett telefonsamtal. Potentiella nackdelar är för kandidater att de inte får möjlighet att ställa några frågor tillbaka i och med formulär, utan eventuella frågor från kandidatens håll kommer först att belysas i en första intervju. Detta kan innebära att både rekryteraren och kandidaten slösar sin tid om kandidaten har en avgörande fråga som hen vill ställa innan en första intervju – där en telefonavstämning hade varit ideal. Tillför referenstagning tillräckligt mycket för att lägga tid på? En strukturerad referenstagning som med fördel görs digitalt borde fortsatt vara en del av rekryteringsprocessen då det kan tillföra mycket för en framtida chef att veta om en kandidat. Däremot tappar referenstagningarna sitt syfte ifall de antingen är ostrukturerade eller appliceras bara för att.
